Tietosuojaseloste Satakunnan Museon ystävät ry

Tässä tietosuojalausekkeessa selvitetään, miten Satakunnan Museon ystävät ry:n sekä yhdistyksen käytössä olevan FloMembers-jäsenrekisterin käyttäjien henkilötietojen käsitellään. Satakunnan Museon ystävät ry on aktiivinen kotiseututyöstä kiinnostuneiden, tavallisista, eri alojen edustajista koostuva Satakunnan Museon taustavoima, joka haluaa edistää alueen historian tuntemusta sekä herättää yleistä mielenkiintoa Satakunnan Museota kohtaan. Satakunnan Museon ystävät ry on sitoutunut suojaamaan sivustonsa ja digitaalisten palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

FloMembers-jäsenrekisterin tietosuoja tämän selosteen lopussa.

Tässä tietosuojalausekkeesta käy ilmi tarkemmin, mm.:

  • yhteystietomme
  • millaisia tietoja jäsenistä kerätään
  • mihin tarkoitukseen ja millä perusteilla henkilötietoja käsitellään
  • kuinka kauan tietoja säilytetään
  • millaisia oikeuksia käyttäjillä on
  • mihin tietoa luovutetaan tai siirretään
  • miten tietoturvasta huolehditaan

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Satakunnan Museon ystävät ry
Hallituskatu 11
28100 PORI
Y-tunnus 2790143–1
Satu Holopainen
sähköposti: satakunnanmuseon.ystavat(at)gmail.com

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Käsittelemme pääsääntöisesti seuraavia henkilötietoja:
Yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite tai vaihtoehtoisesti kotiosoite.

Keräämme käyttäjän antamia tietoja mm. Satakunnan Museon ystävien jäsenille suunnattujen kirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen sekä yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon.

Satakunnan Museon ystävät käyttää FloMembers-jäsenreksiteriä. Jäsenet saavat liittymisen myötä jäsenrekisterijärjestelmään aktivointikoodin, millä hän voi tarkastella ja muokata omia tietojaan halutessaan. Näin jäsen voi varmistaa, poistaa tai korjata järjestelmässä olevia tietojaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi yhdistyksen toiminnasta ja kokouksista tiedottamiseen.

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

Sopimus: Käsittelemme käyttäjän antamia tietoja tarjotaksemme jäsenyyteen kuuluvan sähköisenjäsenpalvelun, jolloin jäsen pystyy itse seuraamaan hänestä kerrytettyjä tietoja.

Suostumus: Voimme käsitellä tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella mm. halutessaan jäsen voi saada Satakunnan Museolta sähköpostia tapahtumista ja luennoista. Jäsen voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Käsittelemme jäsenen tietoja Satakunnan Museon ystävien toiminnassa jäsenkirjeiden lähettämiseen, jäsenmaksulaskujen lähettämiseen sekä toiminnasta tiedottamiseen.

Lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Viestinnälliset tarkoitukset: Käsittelemme henkilötietoja, kuten ihmisten nimiä tai valokuvia, joista heidät saattaa henkilökohtaisesti tunnistaa, viestinnällisiä tarkoituksia varten esim. retkitapahtumissa otettujen valokuvien julkaisemiseen.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Jos käyttäjän jäsenyys on päättynyt ja tiedot poistettu FloMembers-jäsenrekisteristä, tietoja ei enää käsitellä jäsenrekisterissä muissa kuin alla olevissa tapaukissa.

Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot kulloiseltakin yhdistyksen jäsenasiainhoitajalta. Tietojen tarkastaminen ja tietojen korjaus onnistuu FloMembers-jäsenrekisterissä kirjautumalla jäsenrekisterin käyttäjäksi. Käyttäjän pyynnöstä oikaisemme, poistamme ja täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Satakunnan Museon ystävien jäsen voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä jäsenpalveluun tai muilla erikseen tarjotuin keinoin.

Valitusoikeus: Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojalausekkeen lopusta.

Tietojen luovutukset

Emme myy, vuokraa, siirrä tai luovuta käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla esitetyissä tapauksissa:

Suostumus: Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Muutokset

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.

Yhteydenotot

Tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut voi lähettää osoitteeseen:
Satakunnan Museon ystävät ry
Hallituskatu 11
28100 PORI

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo. 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

FloMembersin tietosuojaseloste

Tietosuoja ja rekisteröityjen informointi
Vuonna 2018 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä kaikissa Euroopan Unionin jäsenmaissa sovelletaan yhtenäisiä tietosuojakäytäntöjä. Rekisteröityjä eli esimerkiksi jäsenrekisteriin tallennettavia henkilöitä tulee informoida asianmukaisesti heidän tietojensa käsittelystä. Kattava ohjeistus informointiin löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Katso myös tietosuojavaltuutetun toimiston tietopaketti yhdistyksille sekä rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän kuvaus.

FloMembersin kuvaus

Rekisteröityjen informoinnissa voi hyödyntää seuraavaa kuvausta FloMembers-järjestelmästä:

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

  1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
  2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
  3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
    Datan sijainti

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.

EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:
Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

2FA-tunnistuksen tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.